對(duì)于大型建筑施工企業(yè)來(lái)講，由于生產(chǎn)方式的特殊性，印章管理更加復(fù)雜，本文擬通過(guò)對(duì)大型建筑施工企業(yè)印章管理現(xiàn)狀的分析，就如何提高和改善印章管理工作提出建議和意見(jiàn)。

一、印章的作用與分類(lèi)

《合同法》第三十二條規(guī)定：“當(dāng)事人采用合同書(shū)形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立”；《民事訴訟法》第五十九條“委托他人代為訴訟，必須向人民法院提交由委托人簽名或者蓋章的授權(quán)委托書(shū)”。

《民事訴訟法司法解釋》第六十五條規(guī)定：“借用業(yè)務(wù)介紹信、合同專(zhuān)用章、蓋章的空白合同書(shū)或者銀行賬戶的，出借單位和借用人為共同訴訟人。”

從這些規(guī)定可以看出，我國(guó)法律確立了公章代表公司、單位，公章的效力可以脫離法定代表人而獨(dú)立存在，獨(dú)立發(fā)生效力的原則。

大型建筑施工企業(yè)由于行業(yè)特點(diǎn)和跨地區(qū)經(jīng)營(yíng)的需要，根據(jù)其性質(zhì)和用途，日常使用的印章大致可以分為以下三類(lèi)：

1、行政公章類(lèi)，指企業(yè)、單位、機(jī)構(gòu)及其部門(mén)等行使企業(yè)職權(quán)的法定名稱(chēng)章。

主要包括：經(jīng)公安部門(mén)批準(zhǔn)并刻制備案的法定單位名稱(chēng)章，也就是俗稱(chēng)的“行政公章”；冠有單位名稱(chēng)的內(nèi)設(shè)職能部門(mén)或分支機(jī)構(gòu)名稱(chēng)章；冠有單位名稱(chēng)及工程項(xiàng)目名稱(chēng)的項(xiàng)目部公章；以及為實(shí)施某項(xiàng)特定的管理活動(dòng)或完成某項(xiàng)任務(wù)而設(shè)立的特定機(jī)構(gòu)名稱(chēng)章等。

行政公章代表了對(duì)應(yīng)組織(企業(yè)、單位、機(jī)構(gòu)或部門(mén))日常對(duì)內(nèi)對(duì)外的各類(lèi)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，在其法定或書(shū)面授權(quán)范圍內(nèi)，行使企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理權(quán)利，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

2、業(yè)務(wù)專(zhuān)用章類(lèi)，指冠以企業(yè)單位法定名稱(chēng)，用于業(yè)務(wù)管理活動(dòng)并明確專(zhuān)門(mén)用途的印章，主要包括：合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章、資料專(zhuān)用章、預(yù)(結(jié))算專(zhuān)用章等。

業(yè)務(wù)專(zhuān)用章一般可以以企業(yè)名義，在印章對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)對(duì)外行使權(quán)利、承擔(dān)責(zé)任。

3、領(lǐng)導(dǎo)人員印鑒章，指以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員或取得某種授權(quán)的人員的名義，代表企業(yè)實(shí)施職務(wù)行為的名章。一般包括法定代表人、企業(yè)負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或其他取得授權(quán)人員的名章、簽字章等。這種印章與個(gè)人私章性質(zhì)不同，屬于公務(wù)專(zhuān)用章。

領(lǐng)導(dǎo)人員印鑒章可以代表領(lǐng)導(dǎo)人員本人行使與本企業(yè)有關(guān)的職務(wù)管理權(quán)利和承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

二、大型建筑施工企業(yè)印章使用管理的現(xiàn)狀

1、印章使用的特點(diǎn)

（1）印章種類(lèi)多、數(shù)量大

大型建筑施工企業(yè)由于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，一般會(huì)設(shè)置多級(jí)法人或多個(gè)分支機(jī)構(gòu)，而這些子企業(yè)或分支機(jī)構(gòu)及其職能部門(mén)均需要刻制相應(yīng)的印章來(lái)實(shí)施生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。

同時(shí)，由于建設(shè)工程項(xiàng)目存在獨(dú)立性和流動(dòng)性的特征，同時(shí)每個(gè)工程項(xiàng)目均需要在一定職權(quán)范圍內(nèi)代表企業(yè)與相關(guān)方之間發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)或進(jìn)行信息溝通，這就需要刻制項(xiàng)目部公章或技術(shù)資料專(zhuān)用章等實(shí)施相關(guān)的行為。

大型企業(yè)因?yàn)橐?guī)模大、工程項(xiàng)目多，加之工程項(xiàng)目結(jié)束后的竣工結(jié)算、質(zhì)量保修等因素，項(xiàng)目印章不會(huì)被及時(shí)銷(xiāo)毀，直接導(dǎo)致一些企業(yè)項(xiàng)目章的數(shù)量往往非常龐大。此外，大型建筑施工企業(yè)在開(kāi)展跨地區(qū)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)，需要設(shè)置區(qū)域性生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位，以及應(yīng)項(xiàng)目所在地建設(shè)行政管理部門(mén)要求而開(kāi)設(shè)的窗口單位(含各類(lèi)分支機(jī)構(gòu)及子公司)。

這些單位除存在各種行政公章外，還需要在合同簽約、財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目施工、工程結(jié)算等方面刻制相應(yīng)的印章，以上這些因素都導(dǎo)致了大型建筑施工企業(yè)印章的種類(lèi)和數(shù)量繁多。

（2）印章使用頻率高、周期長(zhǎng)

建筑產(chǎn)品的生產(chǎn)周期長(zhǎng)，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中需要涉及使用印章的事項(xiàng)繁多，各個(gè)業(yè)務(wù)管理?xiàng)l線的部門(mén)章、專(zhuān)用章以及項(xiàng)目部公章等使用頻率很高，尤其項(xiàng)目部公章，在一定程度上承擔(dān)了企業(yè)對(duì)外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)的功能。

而大型建筑施工企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目多，涉及到的印章使用頻率更是比一般企業(yè)要高出許多。同時(shí)，大型建筑施工企業(yè)承接的一些大規(guī)模、標(biāo)志性項(xiàng)目的施工周期可能長(zhǎng)達(dá)5、6年，印章使用次數(shù)更是遠(yuǎn)超一般項(xiàng)目。

（3）異地用印成本高、協(xié)調(diào)難

根據(jù)公安部《印章治安管理辦法》的規(guī)定，一個(gè)企業(yè)法人只能有一枚經(jīng)登記備案的單位法定名稱(chēng)章，即行政公章。大型建筑施工企業(yè)在跨地區(qū)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中必然碰到異地招投標(biāo)、異地簽約、異地辦理各種手續(xù)等情況，大多需要用到企業(yè)公章。比如在工程投標(biāo)過(guò)程中，需要頻繁用印，一旦同時(shí)有幾個(gè)地區(qū)開(kāi)展投標(biāo)活動(dòng)，如何安排公章使用便成了一個(gè)難題。

由于當(dāng)前電子印章尚未被市場(chǎng)所廣泛接受，授權(quán)駐外機(jī)構(gòu)印章行使單位公章部分職權(quán)也未完全被相關(guān)方所認(rèn)可，有些單位只能采用“飛行用印”的做法。但“公章出差”也存在用印成本高，出差過(guò)程中經(jīng)手層次多、人員雜，印章丟失或被盜風(fēng)險(xiǎn)高等問(wèn)題，特別是可能顧此失彼，影響企業(yè)面上的正常業(yè)務(wù)活動(dòng)。如何協(xié)調(diào)好單位公章的使用，已成為不少大型建筑施工企業(yè)的一個(gè)管理難題。

2、印章管理中存在的主要問(wèn)題

（1）用印手續(xù)審核不嚴(yán)

當(dāng)前，不少大型建筑施工企業(yè)都建立了嚴(yán)格的用印審批制度，但在具體執(zhí)行中卻不同程度地存在審核把關(guān)不嚴(yán)、印章使用隨意性比較大的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)為：

一是用印審批手續(xù)不全，審核不嚴(yán)。比如審批手續(xù)滯后，先用印后審批；應(yīng)當(dāng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批的事項(xiàng)，未經(jīng)審批用印，有的審批人員對(duì)用印事項(xiàng)審核不嚴(yán)，導(dǎo)致審批手續(xù)形同虛設(shè)。

二是越權(quán)用印。印章使用范圍超越批準(zhǔn)范圍，可以使用業(yè)務(wù)專(zhuān)用章的使用單位公章，不可使用業(yè)務(wù)專(zhuān)用章卻又規(guī)避審核，擅自加蓋業(yè)務(wù)專(zhuān)用章；超范圍使用項(xiàng)目章，將項(xiàng)目章用于未經(jīng)審批的經(jīng)濟(jì)合同或證明文書(shū)，構(gòu)成表見(jiàn)代理，存在重大經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)的隱患，此類(lèi)行為引發(fā)的法律糾紛在建筑施工行業(yè)屢有耳聞。

三是忽視用印管理流程。一些用印申請(qǐng)應(yīng)登記而未登記；用印事項(xiàng)需要相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)審核而未審核，僅憑領(lǐng)導(dǎo)或管理人員的打招呼代替應(yīng)該履行的用印審核程序。尤其在一些企業(yè)分支機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目部，上述情況更為嚴(yán)重一些。

（2）用印監(jiān)管松懈乏力

大型建筑施工企業(yè)單位公章用途廣、使用頻率高，在項(xiàng)目投標(biāo)、資質(zhì)報(bào)審、銀行開(kāi)戶、對(duì)外聯(lián)絡(luò)等過(guò)程經(jīng)常出現(xiàn)大量資料集中用印的情況。這就要求印章保管人員要有較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力和責(zé)任意識(shí)。一些施工企業(yè)存在印章保管人員職責(zé)不清、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)、法律意識(shí)淡薄等現(xiàn)象，對(duì)本單位的印章管理制度規(guī)定和業(yè)務(wù)要求不主動(dòng)學(xué)習(xí)，責(zé)任意識(shí)較差。用印人員自行蓋章、非本企業(yè)工作人員接觸印章、監(jiān)印人員離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)等情況時(shí)有發(fā)生。同時(shí)，目前大部分施工企業(yè)對(duì)于蓋印區(qū)域缺乏定點(diǎn)管理和技防監(jiān)控設(shè)施，這就埋下了企業(yè)公章被偷蓋、私蓋和“蓋白”的隱患。

（3）表見(jiàn)代理風(fēng)險(xiǎn)大

印章的效力可以脫離法定代表人而獨(dú)立存在，獨(dú)立發(fā)生效力，印章的效力也往往不因企業(yè)內(nèi)部的規(guī)定或印章本身的形狀、材質(zhì)、印文等產(chǎn)生變化。近年來(lái)，因印章使用、保管不當(dāng)而引發(fā)的法律糾紛在建筑施工行業(yè)屢見(jiàn)不鮮。一些分支機(jī)構(gòu)章、部門(mén)章、項(xiàng)目部章等被超范圍用于簽訂未經(jīng)審批的合同、擔(dān)保文件、承諾或確認(rèn)其他與經(jīng)濟(jì)有關(guān)的事項(xiàng)，極易構(gòu)成表見(jiàn)代理，存在重大經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)的隱患。

①一些項(xiàng)目部印章不按規(guī)定范圍使用，如用于分包勞務(wù)人員工傷及勞動(dòng)關(guān)系證明上，給企業(yè)帶來(lái)了不必要的訴訟風(fēng)險(xiǎn)；

②有的項(xiàng)目章被擅自用于對(duì)分包工作量簽證單、點(diǎn)工單、對(duì)賬單和債務(wù)確認(rèn)單等單據(jù)上，勢(shì)必增加項(xiàng)目成本，造成一定的經(jīng)濟(jì)損失，甚至引發(fā)法律糾紛；

③有的項(xiàng)目章被用于簽訂結(jié)算、借貸、擔(dān)保文件或承諾函上，嚴(yán)重違反企業(yè)決策程序，存在重大隱患。

④更有甚至，少數(shù)項(xiàng)目管理人員內(nèi)外勾結(jié)，故意將項(xiàng)目部公章甚至是技術(shù)資料章加蓋到損害企業(yè)利益的書(shū)面資料上去，最終給企業(yè)帶來(lái)巨大損失。

（4）異地用印難監(jiān)管

大型建筑施工企業(yè)在跨地區(qū)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，需要在異地使用單位公章時(shí)，要么派本單位印章專(zhuān)管員攜帶公章前往用印地點(diǎn)辦理用印事項(xiàng)，要么直接將單位公章交付申請(qǐng)用印單位自行辦理用印事宜。但是異地用印過(guò)程中經(jīng)手層次多、人員雜，而且可能同時(shí)在幾個(gè)地方傳遞使用印章，一次異地用印往往會(huì)加蓋許多書(shū)面資料，這就讓企業(yè)印章主管部門(mén)無(wú)法對(duì)印章使用開(kāi)展有效監(jiān)管，容易產(chǎn)生用印風(fēng)險(xiǎn)。

（5）印章回收、封存、銷(xiāo)毀管理不到位

建筑行業(yè)交易習(xí)慣和特性決定了建筑施工企業(yè)長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)印章“重發(fā)放輕回收”，突出表現(xiàn)在項(xiàng)目部公章何時(shí)回收、誰(shuí)來(lái)回收、何時(shí)銷(xiāo)毀、如何銷(xiāo)毀等問(wèn)題上。由于一項(xiàng)建設(shè)工程從竣工驗(yàn)收到完成竣工結(jié)算，再到財(cái)務(wù)銷(xiāo)項(xiàng)往往要經(jīng)歷較長(zhǎng)的周期，有的甚至長(zhǎng)達(dá)數(shù)年。

項(xiàng)目一旦完成竣工驗(yàn)收，項(xiàng)目管理班子通常就地解散或轉(zhuǎn)到其他項(xiàng)目了，項(xiàng)目印章也隨之處于個(gè)人保管或無(wú)專(zhuān)人管理的狀態(tài)中，使項(xiàng)目印章在不同時(shí)點(diǎn)上出現(xiàn)了管理要求、管理責(zé)任的不明確，即使項(xiàng)目竣工結(jié)算和質(zhì)量保修完畢，如何做好印章的回收、封存、銷(xiāo)毀工作往往缺乏有效的制度安排，更缺乏專(zhuān)人負(fù)責(zé)和處置，極易造成印章管理失控、印章丟失等情況。

（6）印章管理的信息化程度不高

當(dāng)前，越來(lái)越多的信息化手段被運(yùn)用到建筑施工企業(yè)的合同管理、財(cái)務(wù)管理、施工生產(chǎn)要素管理和日常辦公等領(lǐng)域，但在印章管理方面，還基本停留在傳統(tǒng)方式和手段上，比如用印申請(qǐng)和審批管理，基本采用書(shū)面申請(qǐng)和實(shí)物用印方式，能夠系統(tǒng)地開(kāi)發(fā)和使用電子印章及網(wǎng)上印章管理系統(tǒng)的企業(yè)少之又少，一旦發(fā)生印章風(fēng)險(xiǎn)事件后往往責(zé)任不清、追溯無(wú)門(mén)。而且由于缺乏統(tǒng)一的印章管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)印章的使用狀態(tài)了解不清，印章偷蓋、濫蓋、多蓋的現(xiàn)象此起彼伏，并因此引發(fā)了諸多法律風(fēng)險(xiǎn)事件。

三、對(duì)策和建議

對(duì)于大型建筑施工企業(yè)來(lái)說(shuō)，印章已經(jīng)成了經(jīng)營(yíng)管理正常運(yùn)行必不可少的關(guān)鍵要素和關(guān)鍵資源，所以必須重視對(duì)于印章的管理使用，筆者按照“全面、全員、全過(guò)程”的印章管理原則，并從風(fēng)險(xiǎn)控制的角度出發(fā)，提出四點(diǎn)建議：

1、建立全面的印章管理體系

首先，要摸清企業(yè)印章管理的真實(shí)情況，梳理和綜合分析本企業(yè)印章使用管理的特點(diǎn)。

大型建筑施工企業(yè)由于組織架構(gòu)復(fù)雜，下屬分子公司、臨時(shí)機(jī)構(gòu)眾多，企業(yè)印章管理部門(mén)對(duì)于印章管理的實(shí)際情況，往往不能做到完全掌握，在實(shí)際管理工作中就難以抓住重點(diǎn)。

因此，必須對(duì)企業(yè)自身的印章管理現(xiàn)狀進(jìn)行全面摸底和定期梳理，通過(guò)主管部門(mén)抽查和下屬企業(yè)自查相結(jié)合的方式，動(dòng)態(tài)掌握企業(yè)印章數(shù)量、種類(lèi)和區(qū)域分布等關(guān)鍵要素，才能有的放矢地開(kāi)展規(guī)范印章使用管理的工作。

其次，要梳理印章管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，加強(qiáng)重點(diǎn)環(huán)節(jié)管控。

要在掌握企業(yè)印章管理實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，全面梳理本單位印章管理的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，采取針對(duì)性的管控措施。

具體來(lái)說(shuō)，一般要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目部、駐外機(jī)構(gòu)等薄弱環(huán)節(jié)的管控，重視上述機(jī)構(gòu)印章刻制、使用、保管、回收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過(guò)加快區(qū)域總部建設(shè)，形成異地印章使用的監(jiān)管中心；要嚴(yán)格規(guī)范項(xiàng)目部章、分支機(jī)構(gòu)章、部門(mén)章的用途范圍，通過(guò)印文內(nèi)容明示等方式，限定其用途，防范不當(dāng)使用引起的表見(jiàn)代理風(fēng)險(xiǎn)；要重視加強(qiáng)印章保管工作，明確印章必須存放在帶鎖的牢固可靠的箱柜內(nèi)，防范失竊風(fēng)險(xiǎn)。

再次，要優(yōu)化用印流程設(shè)計(jì)，做到效率和風(fēng)險(xiǎn)管理兼顧。

在掌握企業(yè)印章管理實(shí)際情況和關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)后，印章管理部門(mén)要制定一套符合企業(yè)自身實(shí)際、便于管理的用印操作流程和模式，平衡好效率與風(fēng)險(xiǎn)管控的關(guān)系。

具體來(lái)說(shuō)，對(duì)于用印流程要清晰明確，關(guān)鍵控制點(diǎn)負(fù)責(zé)人應(yīng)有AB角的設(shè)置，關(guān)鍵業(yè)務(wù)事項(xiàng)需要前置審核的，相關(guān)部門(mén)必須明確聯(lián)系人，印章管理部門(mén)應(yīng)有24小時(shí)蓋章工作預(yù)案等。同時(shí)，還要積極運(yùn)用信息化手段和其他專(zhuān)業(yè)管理的工具、方法，探索電子印章等新型印章的使用和風(fēng)險(xiǎn)管控模式，提高印章使用管理的效率。只有這樣，印章風(fēng)險(xiǎn)管控工作才能既服務(wù)于企業(yè)發(fā)展又能兼顧內(nèi)控管理需要。

最后，在完成上述工作的基礎(chǔ)上，要將相關(guān)的流程、做法、措施形成管理文件，制定完善的印章管理制度。

要通過(guò)制度來(lái)規(guī)范印章使用監(jiān)管工作，明確各項(xiàng)基本標(biāo)準(zhǔn)和各級(jí)印章管理部門(mén)、管理崗位的工作職責(zé)。此外，也要通過(guò)制度的系統(tǒng)性規(guī)定，規(guī)范不同類(lèi)別的行政公章的體系設(shè)計(jì)，統(tǒng)一種類(lèi)、名稱(chēng)、樣式，合理控制企業(yè)印章總量，明確各類(lèi)印章的使用范圍，區(qū)域和權(quán)限。

2、落實(shí)全過(guò)程印章使用管理要求

圍繞印章的“刻制、啟用、領(lǐng)用、保管、使用、登記、回收、銷(xiāo)毀”等全過(guò)程，要嚴(yán)格落實(shí)以下管理要求：

（1）印章的刻制

應(yīng)由印章主管部門(mén)統(tǒng)一刻制，其他部門(mén)非經(jīng)授權(quán)或制度規(guī)定，不得刻制印章；經(jīng)授權(quán)刻制印章的，在印章刻制完畢后，應(yīng)當(dāng)?shù)接≌轮鞴懿块T(mén)辦理印模備案。

（2）印章的啟用

應(yīng)由印章主管部門(mén)正式發(fā)文啟用以后，方可使用。啟用文件應(yīng)注明印章啟用時(shí)間、保管單位、印章用途等，如替換原有印章的，原章應(yīng)相應(yīng)廢止。

（3）印章的領(lǐng)用

應(yīng)由申請(qǐng)刻制印章的單位或部門(mén)，明確專(zhuān)人辦理領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)是本單位的正式員工并進(jìn)行登記備案，不得讓他人代領(lǐng)。

（4）印章的保管

應(yīng)由專(zhuān)人保管并有上鎖的保管箱等專(zhuān)用的保管設(shè)備。印章的保管人員應(yīng)簽署保管責(zé)任書(shū)，明確保管責(zé)任。印章保管人暫時(shí)不能行使保管責(zé)任的，應(yīng)和臨時(shí)保管人員辦理印章移交手續(xù)。嚴(yán)禁將印章交由非本單位人員保管。

（5）印章的使用

應(yīng)由保管人本人蓋章，印章保管人在使用印章前，應(yīng)檢查是否按規(guī)定的流程、權(quán)限辦理了用印審批手續(xù)。如有不符合要求的，應(yīng)由申請(qǐng)用印單位說(shuō)明情況及具體補(bǔ)辦措施，否則不得用印。申請(qǐng)異地使用印章的，應(yīng)由申請(qǐng)單位派經(jīng)備案的借用人員來(lái)辦理借用手續(xù)，并明確要求歸還時(shí)間和借用期間的印章保管責(zé)任和保管要求等。

（6）印章的登記

應(yīng)由申請(qǐng)用印人在用印前在專(zhuān)門(mén)的登記本上填寫(xiě)用印事項(xiàng)，記錄用印時(shí)間，印章保管人在用印前，應(yīng)檢查對(duì)方登記情況。

（7）印章的回收

應(yīng)由印章保管單位向企業(yè)印章主管部門(mén)提出申請(qǐng)。在辦理回收手續(xù)時(shí)，應(yīng)制作印章回收登記表，注明印章于何時(shí)起停止使用，有條件的應(yīng)一并提交用印登記表，進(jìn)行歸檔保存。

（8）印章的銷(xiāo)毀

應(yīng)由印章保管部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況，在企業(yè)檔案管理部門(mén)的協(xié)助下，辦理銷(xiāo)毀手續(xù)。

3、增強(qiáng)全員印章使用風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

印章的使用風(fēng)險(xiǎn)并不僅限于印章使用的保管人和責(zé)任人，而是和企業(yè)每一個(gè)員工息息相關(guān)。大型建筑施工企業(yè)要針對(duì)不同對(duì)象采取不同的印章使用風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的教育和培訓(xùn)。

具體來(lái)說(shuō)，要逐級(jí)開(kāi)展針對(duì)印章專(zhuān)兼職管理人員的定期指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)印章管理人員的法律意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高其業(yè)務(wù)技能和崗位工作水平，防范差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)。

對(duì)于一些基層項(xiàng)目部管理人員，要將全面系統(tǒng)地管理文件，提煉成通俗易懂的管理指南，直接張貼在其辦公地點(diǎn)，簡(jiǎn)明扼要地提示印章管理的要求和管理責(zé)任；對(duì)于其他管理人員，要通過(guò)內(nèi)控制度培訓(xùn)、普法教育、專(zhuān)題講座等途徑廣泛開(kāi)展印章規(guī)范使用和風(fēng)險(xiǎn)防范的宣貫活動(dòng)，增強(qiáng)全體員工的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)印章管理制度的自覺(jué)性。

4、加強(qiáng)監(jiān)督檢查，落實(shí)工作責(zé)任

大型建筑施工企業(yè)印章管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)印章管理的業(yè)務(wù)檢查和考評(píng)，健全分級(jí)、分類(lèi)管理的風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告和督查機(jī)制，提高處置印章風(fēng)險(xiǎn)事件的應(yīng)急能力。通過(guò)定期或不定期抽查等方式，組織開(kāi)展印章使用管理情況的合規(guī)性檢查，對(duì)存在的隱患和漏洞，要及時(shí)落實(shí)整改，努力形成印章管理的長(zhǎng)效機(jī)制。

要落實(shí)工作責(zé)任，明確各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)管責(zé)任和印章管理人員的保管責(zé)任，做到“專(zhuān)人保管、有人負(fù)責(zé)、責(zé)任可追溯”，對(duì)違反印章管理制度的責(zé)任人要按照有關(guān)制度規(guī)定追究其責(zé)任。認(rèn)真落實(shí)“誰(shuí)掌管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的工作責(zé)任制，嚴(yán)格執(zhí)行“隨用隨蓋、人在章在、人離章收”的操作要求，加強(qiáng)用印過(guò)程的監(jiān)管。對(duì)于仿冒、私刻企業(yè)各類(lèi)公章的分包商和供應(yīng)商，應(yīng)要求其出具承擔(dān)因私刻印章而產(chǎn)生的一切經(jīng)濟(jì)及法律責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的還應(yīng)取消其合格供應(yīng)商的資格。 

四、施工企業(yè)公章風(fēng)險(xiǎn)管控的知識(shí)解答

1、印章被盜、搶或丟失了怎么辦？

答：如果確屬印章被盜(搶)，則由該因引起印章的使用而發(fā)生的糾紛，企業(yè)不承擔(dān)責(zé)任。

首先因?yàn)楣略诠矙C(jī)關(guān)有備案，所以丟失后第一步應(yīng)該由法人代表帶身份證原件及復(fù)印件、工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件到丟失地點(diǎn)所轄的派出所報(bào)案，領(lǐng)取報(bào)案證明；

接著要讓公眾知曉你丟失的公章已經(jīng)作廢，所以公章丟失后的第二個(gè)步驟就是持報(bào)案證明原件及復(fù)印件;工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件在市級(jí)以上每日公開(kāi)發(fā)行的報(bào)紙上做登報(bào)聲明，聲明公章作廢。報(bào)紙會(huì)在第二天刊登。在哪個(gè)報(bào)紙登報(bào)聲明可詢問(wèn)當(dāng)?shù)毓ど叹?，每個(gè)地方規(guī)定不同。而這里需要提醒大家注意的是，大部分報(bào)社都會(huì)要求施工企業(yè)全體股東到場(chǎng)簽署同意登報(bào)聲明才許可予以登報(bào)，這也為許多施工企業(yè)的公章遺失補(bǔ)辦設(shè)置了一定障礙；

第三個(gè)步驟就應(yīng)該持以下文件到公安局治安科辦理新刻印章備案：《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》副本復(fù)印件、法定代表人身份證復(fù)印件2份、企業(yè)出具的刻章證明、法人委托授權(quán)書(shū)、所有股東身份證復(fù)印件各一份、股東證或者工商局打印的股東名冊(cè)、派出所報(bào)案回執(zhí)及登報(bào)聲明的復(fù)印件；

第四個(gè)步驟，辦理好新刻印章登記后就可以在公安局治安科的指導(dǎo)下新刻印章了，新刻的印章需要與之前丟失的印章有不同，些許不同也可以。

最后一步就是持以上辦理的材料到印章店刻一個(gè)新的印章了。

第五個(gè)步驟，及時(shí)通報(bào)已有客戶。

2、能否只用公章不用其他印章？

答：不能。法律對(duì)某些情況下該用何種印章有強(qiáng)制性規(guī)定。如《中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法》明確發(fā)票只能加蓋發(fā)票專(zhuān)用章。

3、不同的印章是否有法律效力大小的區(qū)別？

答：沒(méi)有嚴(yán)格意義上法律效力大小高低的區(qū)別，只要是符合法律規(guī)定的蓋章要求并且意思表示真實(shí)，印章均為有效。但是，由于印章的使用范圍大小不同，導(dǎo)致人們以為印章有效力大小之分。

公章在所有印章中具有最廣的使用范圍，是法人權(quán)利的象征，在現(xiàn)行的立法和司法實(shí)踐中，審查是否蓋有法人公章成為判斷民事活動(dòng)是否成立和生效的重要標(biāo)準(zhǔn)。除法律有特殊規(guī)定外(如發(fā)票的蓋章)，均可以公章代表法人意志，對(duì)外簽訂合同及其他法律文件，具有極高的法律效力，凡是以施工企業(yè)名義發(fā)出的信函、公文、合同、介紹信、證明或其他施工企業(yè)材料均可使用公章。

4、公章可以代替合同專(zhuān)用章嗎？

答：可以。

在合同、協(xié)議的簽訂中，公章和合同專(zhuān)用章具有同等法律效力?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于在審理經(jīng)濟(jì)糾紛案件中涉及經(jīng)濟(jì)犯罪嫌疑若干問(wèn)題的規(guī)定》第四條將公章與合同專(zhuān)用章并列使用，也足以說(shuō)明公章與合同專(zhuān)用章在合同簽訂方面的效力是一樣的。

5、公章可以代替法定代表人章嗎？

答：視具體情況而定，如委托授權(quán)書(shū)上應(yīng)有法定代表人簽字或蓋章，此時(shí)僅有公章是不行的。

6、合同上沒(méi)有加蓋合法有效的公章但有法定代表人簽字，合同是否有效？

答：有效，除非約定合同生效需簽字并蓋章。

《合同法》第三十二條規(guī)定：“當(dāng)事人采用合同書(shū)形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立。”因?yàn)榉ǘù砣艘越ㄖ┕て髽I(yè)名義從事民事活動(dòng)時(shí)代表建筑施工企業(yè)，因此僅有法定代表人簽字也能使合同成立生效。

同理，雖然沒(méi)有加蓋公章，但如果在合同上簽字的人得到了建筑施工企業(yè)相應(yīng)的授權(quán)，那么合同一樣是有效的。

但是如果合同有特別注明生效條件的除外。

7、合同所蓋印章并非合同專(zhuān)用章，而是采購(gòu)專(zhuān)用章、項(xiàng)目部專(zhuān)用章等，合同是否有效？

答：除非有證據(jù)證明相反事實(shí)，否則一般認(rèn)定為有效。

合同上加蓋的印章雖然并非合同專(zhuān)用章，不符合簽訂合同的一般原則和規(guī)定，但這是該建筑施工企業(yè)自身管理方面存在的漏洞，如該建筑施工企業(yè)不能提交相應(yīng)的證據(jù)，證明合同所涉印章與建筑施工企業(yè)無(wú)關(guān)或?yàn)樗怂缴w，即可被認(rèn)定為建筑施工企業(yè)承認(rèn)合同的效力。

另一方面，《合同法》第三十七條規(guī)定：“采用合同書(shū)形式訂立合同，在簽字或者蓋章之前，當(dāng)事人一方已經(jīng)履行主要義務(wù)，對(duì)方接受的，該合同成立”，因此如果對(duì)方已按合同履行主要義務(wù)而該建筑施工企業(yè)接受的，則合同無(wú)須簽字、蓋章也已經(jīng)成立生效。

8、公章外借他人使用，他人私下簽訂的擔(dān)保合同是否有效？

答：有效。建筑施工企業(yè)作為獨(dú)立的企業(yè)法人，建筑施工企業(yè)印章是其對(duì)外進(jìn)行活動(dòng)的有形代表和法律憑證，建筑施工企業(yè)負(fù)責(zé)人或其他管理人員，經(jīng)過(guò)建筑施工企業(yè)授權(quán)后，只是印章暫時(shí)的持有者和保管者，其行使建筑施工企業(yè)印章所產(chǎn)生的權(quán)利義務(wù)，應(yīng)由該建筑施工企業(yè)來(lái)承擔(dān)責(zé)任，而不應(yīng)由持有者或保管者承擔(dān)責(zé)任。建筑施工企業(yè)自愿將建筑施工企業(yè)印章外借他人使用，應(yīng)視為建筑施工企業(yè)授權(quán)他人使用建筑施工企業(yè)印章，該印章所產(chǎn)生的權(quán)利義務(wù)關(guān)系應(yīng)由該建筑施工企業(yè)承擔(dān)。因此，公章外借他人使用并私下簽訂的擔(dān)保合同有效，建筑施工企業(yè)需要承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任的。

9、建筑施工企業(yè)章程可以約定印章的使用規(guī)則嗎，違反章程使用印章簽訂的合同是否有效？

答：建筑施工企業(yè)章程可以約定印章的使用規(guī)則，但由于章程僅對(duì)內(nèi)有約束力，如果相對(duì)人是善意的，即使印章的使用違反章程，合同也有效。但是，違反章程使用公章?lián)p害建筑施工企業(yè)利益的人需要對(duì)建筑施工企業(yè)承擔(dān)賠償責(zé)任。

10、合同上加蓋建筑施工企業(yè)分公司的印章是否有效？

答：建筑施工企業(yè)分公司雖然沒(méi)有獨(dú)立法人地位，但建筑施工企業(yè)分公司也領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照，能夠成為民事訴訟的主體，因此，在合同上加蓋建筑施工企業(yè)分公司的印章，一般也認(rèn)定合同有效，相關(guān)的民事責(zé)任由分公司的母公司建筑施工企業(yè)承擔(dān)。

11、建筑施工企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中在印章方面會(huì)遇到哪些風(fēng)險(xiǎn)？

答：建筑施工企業(yè)在印章方面常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾種：

（1）他人使用假冒的印章；

（2）他人使用掃描打印出來(lái)的印章；

（3）對(duì)方使用的是沒(méi)有備案、沒(méi)有資質(zhì)的內(nèi)設(shè)部門(mén)章；

（4）使用有數(shù)碼符號(hào)的印章(建筑施工企業(yè)為了滿足其流動(dòng)性的需求，可能刻制帶有特殊意義的編號(hào)的印章)；

由于上述風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)，建筑施工企業(yè)應(yīng)該提高警惕，在交易時(shí)做好審查工作。例如，可以通過(guò)要求對(duì)方提供建筑施工企業(yè)的刻章許可或者委托律師調(diào)查對(duì)方的印章備案情況來(lái)檢查印章的真?zhèn)涡裕屑?xì)審查是否有油印等公章正常使用時(shí)所具有的印跡，拒絕對(duì)方不符合規(guī)范地使用印章等。

12、建筑施工企業(yè)更改名稱(chēng)后已使用新印章，蓋有原印章的合同對(duì)建筑施工企業(yè)是否仍有效力？

答：有效。企業(yè)名稱(chēng)的變更并不影響變更后的建筑施工企業(yè)承擔(dān)原建筑施工企業(yè)的債務(wù)，蓋有原企業(yè)名稱(chēng)印章的文件對(duì)變更后的建筑施工企業(yè)依然具有法律效力，因此對(duì)原企業(yè)名稱(chēng)印章應(yīng)當(dāng)妥善保管，可以明確保管責(zé)任人，并及時(shí)對(duì)該印章進(jìn)行上繳工商部門(mén)封存或銷(xiāo)毀并登記備案，以降低日后不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)。

13、如何識(shí)別印章的真假？

答：（1）看字體。根據(jù)前述規(guī)定，印章必須要用宋體字，如果對(duì)方加蓋的印章并非宋體字，應(yīng)該就是假冒的印章了。

（2）看顏色。由于質(zhì)材和力度的原因，真正加蓋的公章的顏色往往不均勻，而電腦制作的印章則顏色一致，而且也更加鮮明。

（3）看形狀，包括字的形狀和周?chē)鷪A圈的形狀。首先，無(wú)論是圓形還是橢圓形的印章，雖然字都不是橫平豎直的，但是每個(gè)字單獨(dú)看都是規(guī)規(guī)矩矩的長(zhǎng)方形，不可能扭曲，或者上面胖下面瘦看起來(lái)呈梯形。其次，其次是看印章周?chē)鷪A圈的形狀，這個(gè)圓圈是有一定寬度的，并且仔細(xì)看邊緣(包括印章上字的邊緣)，不可能非常平滑，經(jīng)常有一些小缺口、小棱角或者小空白，這也是由于沾油墨和蓋印的過(guò)程中油墨的密度和蓋印的力度不一致造成的。電腦直接制作的印章就沒(méi)有這些問(wèn)題，完美的只能用假來(lái)形容了。

（4）看角度。雖然絕大多數(shù)人蓋章的時(shí)候都希望把章蓋的很正，但是總會(huì)出現(xiàn)一點(diǎn)點(diǎn)偏差，特別是圓形的印章更不好把握。但是電腦制作印章時(shí)默認(rèn)情況下肯定100%是正的。

（5）看位置?？纯垂率巧w在協(xié)議的空白處，還是蓋在文字上。一般而言，真印章都蓋在建筑施工企業(yè)名稱(chēng)上，而制作粗劣的假印章都喜歡蓋在空白處，因?yàn)榧儆≌率请娔X做的，如果蓋在文字上就會(huì)擋住后面的文字。但是制作水平高一些的假印章為了看起來(lái)更真，也會(huì)蓋在文字上，這個(gè)時(shí)候你需要仔細(xì)看一下，印章上的字和紙上印刷的字重合的地方，如果是真印章即使重合了，后面的文字還是可以透過(guò)油墨顯示出來(lái)；而電腦制作的假印章，就會(huì)完全擋住下面的文字。

（6）向有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查查證，也可委托律師進(jìn)行查證落實(shí)真?zhèn)巍?/p>

14、建筑施工企業(yè)在印章管理方面主要存在的問(wèn)題有哪些？

答：（1）印章刻制的業(yè)務(wù)流程不清晰，沒(méi)有審批程序，只要業(yè)務(wù)需要，領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)就可隨便刻制印章，刻制后沒(méi)有下發(fā)正式啟用文件，沒(méi)有明確印章使用范圍和使用時(shí)間。

（2）印章刻制不在公安部門(mén)指定的單位進(jìn)行，不在公安機(jī)關(guān)備案，隨便找一家單位刻制公章，刻完就用，為以后發(fā)生印章使用風(fēng)險(xiǎn)埋下了隱患。

（3）個(gè)別建筑施工企業(yè)沒(méi)有印章管理方面的規(guī)章制度，使用印章未經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批。印章管理人員對(duì)使用印章材料不嚴(yán)格審查，更有甚者在空白介紹信或空白紙張上用印。印章保管者讓印章離開(kāi)自已的視線或因自己沒(méi)時(shí)間讓他人代為蓋章，在沒(méi)有監(jiān)管人的情況下允許他人攜帶印章外出。

（4）個(gè)別建筑施工企業(yè)沒(méi)有統(tǒng)一的印章使用臺(tái)賬，采用一頁(yè)紙請(qǐng)示的方式，請(qǐng)示完成后，領(lǐng)導(dǎo)審批用印的簽批單由經(jīng)理辦公室保存，時(shí)間長(zhǎng)了很容易丟失，無(wú)法追溯。個(gè)別單位雖有統(tǒng)一的用印臺(tái)賬，但對(duì)領(lǐng)導(dǎo)在材料上簽字直接上報(bào)的文件則沒(méi)有登記用印事項(xiàng)和用印人，以后涉及此類(lèi)文件的問(wèn)題同樣無(wú)法追溯，形成法律風(fēng)險(xiǎn)。

（5）個(gè)別建筑施工企業(yè)印章保管制度不健全，未設(shè)專(zhuān)人保管，印章丟失或被盜后不及時(shí)報(bào)告，不及時(shí)報(bào)案，也不主動(dòng)在報(bào)紙上發(fā)布公告聲明作廢，從而留下了潛在的用印風(fēng)險(xiǎn)。

（6）個(gè)別建筑施工企業(yè)為追求收益，允許不具備資質(zhì)的企業(yè)掛靠施工，個(gè)別情況下甚至允許掛靠單位使用建筑施工企業(yè)印章，一旦掛靠單位出現(xiàn)問(wèn)題，企業(yè)就要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

（7）個(gè)別建筑施工企業(yè)不重視管理項(xiàng)目部印章，意識(shí)不到項(xiàng)目部印章對(duì)企業(yè)的重要性，項(xiàng)目部印章管理不規(guī)范，沒(méi)有限定項(xiàng)目部印章的使用范圍和使用審批程序，沒(méi)有設(shè)立項(xiàng)目部印章使用臺(tái)賬，形成了項(xiàng)目部印章管理的空白，給企業(yè)帶來(lái)較大的法律風(fēng)險(xiǎn)。

（8）個(gè)別建筑施工企業(yè)印章被仿冒后，未采取正確的應(yīng)對(duì)措施，放任風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，給企業(yè)帶來(lái)了不可挽回的損失。

（9）個(gè)別建筑施工企業(yè)在下屬單位、部門(mén)、項(xiàng)目部被撤銷(xiāo)和關(guān)閉后，沒(méi)有及時(shí)收回和銷(xiāo)毀這些單位的印章，造成印章的流失，形成了潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。

（10）無(wú)印章管理制度，或有制度而不執(zhí)行，無(wú)專(zhuān)人負(fù)責(zé)，無(wú)交接制度和記錄隨意使用，甚至人員更替時(shí)無(wú)印章交接和監(jiān)交，小項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)隨身攜帶公章等。

15、建筑施工企業(yè)印章的保管方面需要采取什么樣的措施？

答：首先是建立日常保管制度：

（1）建筑施工企業(yè)印章采取分級(jí)保管的制度，各類(lèi)印章由各崗位專(zhuān)人依職權(quán)需要領(lǐng)取并保管。

（2）印章必須由專(zhuān)門(mén)保管人妥善保管，不得擅自委托他人保管并在其崗位職責(zé)中予以明確。

（3）公章應(yīng)妥善保管，注意安全，采取必要的防范措施，防止損毀、遺失和被盜。

其次是明確保管人責(zé)任：

（1）印章保管人必須妥善保管印章，不得遺失。如遺失，必須及時(shí)向建筑施工企業(yè)辦公室報(bào)告；

（2）必須嚴(yán)格依照建筑施工企業(yè)對(duì)印章的使用規(guī)定使用印章，未經(jīng)規(guī)定的程序，不得擅自使用；

（3）在使用中，保管人對(duì)文件和印章使用單簽署情況予以審核，同意的則用印，否決的則退回；

（4）檢查印章使用是否與所蓋章的文件內(nèi)容相符，如不符則不予蓋章；

（5）在印章使用中違反規(guī)定，給建筑施工企業(yè)造成損失的，由建筑施工企業(yè)對(duì)違紀(jì)者予以處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)司法部門(mén)處理。

三是不定期隨時(shí)檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)予以糾正。

16、專(zhuān)人管理公章方面有什么需要注意的嗎？

答：專(zhuān)人管理即由建筑施工企業(yè)安排專(zhuān)屬的部門(mén)或者專(zhuān)職人員管理公章的使用、加印以及登記，該類(lèi)事項(xiàng)可以制定相應(yīng)的建筑施工企業(yè)內(nèi)部制度加以完善。

目前小型建筑施工企業(yè)的公章一般由法定代表人掌控，如果法定代表人本身是建筑施工企業(yè)股東，則一般較為穩(wěn)妥，雖然法定代表人身為股東本身不等同于建筑施工企業(yè)，但是從風(fēng)險(xiǎn)防控上由于建筑施工企業(yè)利益與股東利益原則上的一致性，所以公章對(duì)外加蓋印章法定代表人會(huì)比較慎重。公章由專(zhuān)人管理便于公章使用不當(dāng)時(shí)建筑施工企業(yè)內(nèi)部責(zé)任的追查，同時(shí)專(zhuān)管公章的人建議僅限于行政職能部門(mén)或者行政人員，避免公章管理人員與具有對(duì)外負(fù)責(zé)銷(xiāo)售或者采購(gòu)的人員身份同一，因?yàn)楹笳邔?duì)外從事商務(wù)活動(dòng)容易使得權(quán)利的行使不透明，難以監(jiān)控其用章的正當(dāng)性或合理性。

17、建筑施工企業(yè)印章的使用管理方面需要采取什么措施？

答：（1）企業(yè)要建立崗位法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系，印章管理崗位人員要簽訂法律風(fēng)險(xiǎn)崗位承諾書(shū)，明確印章管理崗位的法律風(fēng)險(xiǎn)防控職責(zé)；同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)印章管理崗位人員法律風(fēng)險(xiǎn)防范的教育，使其認(rèn)識(shí)到印章對(duì)企業(yè)管理的重要意義，不斷提高印章管理的技能和法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。

（2）企業(yè)要制定印章管理規(guī)定，指定印章歸屬的管理部門(mén)，明確企業(yè)各部門(mén)印章管理職責(zé)，明晰印章刻制、使用的業(yè)務(wù)流程，做到有規(guī)可依、有章可循。

（3）企業(yè)新注冊(cè)設(shè)立的單位在領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照后，應(yīng)直接到行政服務(wù)中心公安機(jī)關(guān)刻制印章并備案。企業(yè)臨時(shí)刻制印章，包括項(xiàng)目部印章，必須由印章管理部門(mén)統(tǒng)一提出，經(jīng)過(guò)法律部門(mén)、專(zhuān)業(yè)部門(mén)審查，報(bào)建筑施工企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，由印章管理部門(mén)統(tǒng)一在公安機(jī)關(guān)指定的單位刻制并備案。印章管理部門(mén)在印章交付使用前，應(yīng)下發(fā)印章啟用文件，未經(jīng)啟用的印章不能使用。

（4）企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的印章使用臺(tái)賬，制定印章使用申請(qǐng)表。申請(qǐng)使用印章的單位必須按印章管理規(guī)定履行審批程序，經(jīng)過(guò)有權(quán)部門(mén)和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，印章使用單位應(yīng)填寫(xiě)統(tǒng)一的用印登記表，企業(yè)文書(shū)人員對(duì)用印文件要認(rèn)真審查，審核與申請(qǐng)用印內(nèi)容、用印次數(shù)是否一致，然后才能在相關(guān)文件上用印。用印時(shí)必須由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時(shí)不能讓印章離開(kāi)印章保管人員的視線。

（5）印章保管人員必須加強(qiáng)對(duì)印章的保管，未經(jīng)企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許將印章攜帶外出，特殊情況下需攜帶外出時(shí)，必須指定監(jiān)印人隨同。印章遺失必須在第一時(shí)間向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并取得報(bào)案證明，同時(shí)在當(dāng)?shù)鼗蝽?xiàng)目所在地報(bào)紙上刊登遺失聲明。

（6）禁止在空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等空白文件上蓋公章。如遇特殊情況時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理同意，而且公章使用人應(yīng)在《公章使用登記表》上寫(xiě)明文件份數(shù)，在文件內(nèi)容實(shí)施后，應(yīng)再次進(jìn)行核準(zhǔn)登記。公章使用人因故不再使用預(yù)先蓋章的空白文件、資料時(shí)，應(yīng)將文件、資料退回行政部(或辦公室)，辦理登記手續(xù)。在使用預(yù)先蓋章的空白文件、資料過(guò)程中，公章使用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的工作責(zé)任。

（7）企業(yè)必須定期檢查印章使用情況。企業(yè)印章管理部門(mén)應(yīng)按照印章管理規(guī)定組織法律、監(jiān)察等部門(mén)對(duì)所屬單位印章使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取相應(yīng)措施。

（8）企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目部印章、部門(mén)印章的使用管理，限定其用途和使用審批程序，嚴(yán)格按建筑施工企業(yè)行政公章的使用程序要求各級(jí)印章保管和使用單位。項(xiàng)目部印章和部門(mén)印章要嚴(yán)格限定使用范圍，不能用于對(duì)外簽訂合同，不能在對(duì)外承諾、證明等材料上使用，必要時(shí)要將使用權(quán)限通知業(yè)主、原材料供應(yīng)商等利益相關(guān)方。項(xiàng)目部和企業(yè)的部門(mén)要指定印章用印和保管人，建立使用臺(tái)賬，絕不允許分包方使用項(xiàng)目部印章。

（9）企業(yè)所屬部門(mén)發(fā)生變更或被撤銷(xiāo)后，印章統(tǒng)一管理部門(mén)必須收繳部門(mén)印章及用印記錄；所屬建筑施工企業(yè)分公司注銷(xiāo)后，在工商注銷(xiāo)手續(xù)完成后，必須收繳建筑施工企業(yè)分公司包括行政印章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、負(fù)責(zé)人名章等在內(nèi)的全部印章及用印記錄;項(xiàng)目部撤銷(xiāo)后，項(xiàng)目部印章及用印記錄必須全部上繳企業(yè)印章管理部門(mén)。企業(yè)印章管理部門(mén)會(huì)同法律部門(mén)將收繳的印章統(tǒng)一銷(xiāo)毀，用印記錄由印章管理部門(mén)按檔案管理規(guī)定存檔。

（10）企業(yè)在遇到仿冒本單位或項(xiàng)目部印章的情況時(shí)，企業(yè)印章管理部門(mén)要及時(shí)將有關(guān)情況通報(bào)法律管理部門(mén)，由法律管理部門(mén)按法律規(guī)定解決。基本做法如下：首先，及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，追究仿冒人的法律責(zé)任;其次，在相關(guān)報(bào)紙上發(fā)布澄清聲明，及時(shí)知會(huì)潛在客戶;再次，及時(shí)通知仿冒合同的相對(duì)人，陳述相關(guān)事實(shí)，及時(shí)撤銷(xiāo)相關(guān)合同，如果相對(duì)人不予配合，要及時(shí)向當(dāng)?shù)胤ㄔ荷暾?qǐng)撤銷(xiāo)，通過(guò)法律途徑進(jìn)行撤銷(xiāo)。